عندما يتعلق الأمر بإدارة المكاتب، فإننا نتحدث حقًا عن كفاءة المكتب وجميع الجوانب التي تؤثر في الأداء الفعال للعمل المكتبي. تتضمن إدارة المكتب تنسيق أنشطة المكتب والمساعدة في الحفاظ على رضا الموظفين. الكلمات الرئيسية هنا هي الكفاءة والفعالية عندما تتم إدارة العمل بشكل صحيح، يكون هناك سيطرة على أنشطة المكتب وتقليل تكاليف الشركة والموظفين السعداء والتنسيق بين جميع أنشطة المؤسسة. في هذا المقال سنغطي المحاور التالية:
- مفهوم الإدارة المكتبية
- أنواع الإدارة المكتبية
- أهمية الإدارة المكتبية
- وظائف الإدارة المكتبية الرئيسية
مفهوم الإدارة المكتبية
تتضمن إدارة المكتب تخطيط وتصميم وتنفيذ العمل في المنظمة ومكاتبها. وهذا يشمل خلق بيئة عمل مركزة، وتوجيه وتنسيق أنشطة موظفي المكتب لتحقيق أهداف العمل. يتم تقييم هذه الأنشطة وتعديلها لتحسين الكفاءة والفعالية والإنتاجية والحفاظ عليها.
ينصب التركيز في هذا التعريف على الموظفين لأن الطريق إلى مكان عمل فعال ممهد بأفراد يعملون بجد ويتم إدارتهم بكفاءة. غالبًا ما يكون مديرو المكاتب مسؤولين عن مساحة المكتب والإمدادات والميزانية المكتبية أو الإدارية وتدريب الموظفين وترتيب السفر وإدارة موظفي المنشأة الآخرين. يجب أن يفهم مدير المكتب الناجح في أي مجال سلوك واحتياجات موظفيهم، حتى يتمكنوا من تعلم أفضل طريقة لتحفيز العاملين لديهم بالحوافز المناسبة.
تُستخدم إدارة المكاتب في مجالات مختلفة، على الرغم من وجود العديد من أوجه التشابه في جميع المجالات. تحتوي كل وظيفة إدارة مكتبية على جوانب محددة تميزها عن البقية.
أنواع الإدارة المكتبية
هناك مجموعة متنوعة من وظائف إدارة المكاتب، ومع ذلك، فإن الواجبات الأساسية لهؤلاء المديرين متشابهة تمامًا. إلى جانب الإشراف على التشغيل السلس لإدارة الشركة، والتأكد من توفير الإمدادات اللازمة وأن المعدات المكتبية في حالة جيدة، يمكن لمديري المكاتب أحيانًا تعيين الموظفين وفصلهم وتدريبهم وترقيتهم. من بين أنواع الإدارة المكتبية نجد:
إدارة مكاتب الشركات
تشمل وظائف إدارة مكتب الشركة المدير في كل فرع من فروع شركة معينة. يشرف مدير المنطقة (الموجود عادة في المكتب الرئيسي) على جميع مديري الفروع الآخرين، وبالتالي فإن السفر بين مواقع فروع الشركة غالبًا ما يكون جانبًا رئيسيًا من جوانب الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك، يخطط مديرو مكاتب الشركة مناهج تنظيمية جديدة للموارد البشرية وحملات التسويق.
إدارة المكتب الطبي
تتطلب إدارة المكتب الطبي معرفة مفصلة بالتشريح والإجراءات المخبرية، بالإضافة إلى قوانين الرعاية الصحية. يعمل مديرو المكاتب الطبية عادة في مكاتب الأطباء، حيث يشرفون على جميع المساعدين الطبيين. تشمل المسؤوليات الحاسمة الإضافية سرية المريض والتخلص المناسب من النفايات الطبية.
إدارة المكتب القانوني
تتطلب وظائف إدارة المكاتب القانونية خبرة عملية في القانون وفهمًا واسعًا للإجراءات القانونية. يشرف مديرو مكتب المحاماة على المساعدين الإداريين القانونيين للممارسة، وإدارة كشوف المرتبات، وإدارة الموارد البشرية في الشركة.
إدارة المكاتب الإفتراضية
بدلاً من العمل في شركة واحدة في كل مرة كموظف بدوام كامل، غالبًا ما يعمل مديرو المكاتب الإفتراضية في العديد من الشركات الأصغر بدوام جزئي. هذا يرجع إلى ميل الشركات الصغيرة للتعاقد على وظائف إدارة المكاتب الإفتراضية. ليس من المستغرب أن الوظائف عن بُعد من جميع المستويات آخذة في الإزدياد، وبالتالي فإن مديري المكاتب الإفتراضية يعدون خيارًا جذابًا للشركات الصغيرة التي تنمو باطراد والتي لا تتطلب مدير مكتب في الموقع بعد.
أهمية الإدارة المكتبية
من بين أهمية إدارة المكاتب نجد ما يلي أدناه:
تحقيق الأهداف
تساعد إدارة المكتب في زيادة كفاءة المكتب والتدفق السلس للعمل والحفاظ على العلاقات العامة وتقليل التكلفة وإدارة التغيير وقبول التحديات الجديدة التي تساعد في تحقيق أهداف المنظمة.
الزيادة من كفاءة المكتب
تركز إدارة المكتب على الأنشطة المكتبية وتساعد المكتب بطريقة اقتصادية. حيث تعمل على ضمان نمو الأهداف وتوفير احتياجات الموظفين وضمان حقوقهم.
التدفق السلس للعمل
تساعد إدارة المكتب في أداء أعمال مكتبية تتسم بالكفاءة والفعالية. يساعد في التخطيط السليم والسيطرة الفعالة في المكتب.
